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LE SUIVI D'AVANCEMENT DE PROJET :

 

Comment procéder à son enregistrement ?

Les points essentiels sont :

  • le planning à jour tel qu'il résulte de la séance précédente est affiché au mur sous la forme d'un graphe PERT renseigné avec dates et marges ;
    Représenter l'enchaînement des tâches sous une forme graphique est fondamental car cela permet de communiquer sur la stratégie de développement et la logique de déroulement (procédé), de vérifier l'avancement réel (une tâche ne peut être terminée que si tous ses prédécesseurs sont tous terminés eux-mêmes, sinon c'est la logique qui est à revoir), de passer en revue les tâches à débuter dans le proche avenir, de découvrir les tâches nouvelles à rajouter au planning et celles à supprimer, de vérifier régulièrement les interfaces entre responsables et d'intégrer, responsabiliser et motiver tous les contributeurs.

  • équipe projet au complet autour du chef de projet qui anime la réunion ;
    Le chef de projet ne peut décemment avoir une occupation plus importante pour son projet que de participer à une séance de suivi d'avancement. 
    C'est la même obligation pour chaque responsable qui est tenu de répondre du bon déroulement des tâches dont il a la responsabilité.

  • accepter de considérer qu'une tâche ne peut avoir qu'un seul des trois états suivants : terminée, en cours (ou débutée), non débutée ;
    L'avancement des tâches terminées (100%) ou non débutées (0%) ne crée pas de difficulté particulière, n'est-ce-pas ? 
    Par contre l'avancement des tâches en cours, ne peut être exprimé qu'au moyen de la durée restante, c'est à dire le temps calendaire nécessaire à son achèvement. 
    Ne considérer que la durée restante des tâches en cours conserve son homogénéité au planning, car toutes les tâches, qu'elles soient débutées ou non, sont valorisées en durée sur le même principe.
    L'estimation de la durée restante est bien évidemment conduite en respectant les principes appliqués au moment de l'analyse PERT initiale.
    Tout autre type d'information supposé renseigner sur l'avancement est à proscrire : sont particulièrement visés ici les taux d'avancement exprimés en pourcentage de la durée initiale et les durées calculées avec le temps passé, car ignorant le reste à faire réel et la durée d'achèvement.

  • l'objectif est de recalculer le planning comme s'il démarrait le jour même avec exclusivement les tâches en cours et celles non débutées ;
    Replanifier intégralement est la seule façon de vérifier que le projet ne dérive pas (pilotage opérationnel) et d'être crédible au moment de confirmer les engagements initiaux de délais (reporting).
    Gérer les tâches terminées n'a d'intérêt que dans la perspective du bilan de projet et pour certains aspects comptables du management de projet.

Ces séances de travail sont à conduire comme des séances de planification initiale, c'est à dire exclusivement orientée vers le futur, mais avec l'objectif supplémentaire de :

  • recenser les tâches terminées, pour les neutraliser ou les supprimer des prochains calculs ;

  • identifier les nouvelles tâches découvertes ou apparues depuis la dernière séance et les intégrer au planning avec leurs contraintes, leur libellé, leur durée, leur charge, leur responsable et leur calendrier et toutes autres informations utiles ;

  • déterminer les durées restantes des tâches en cours au moment de la réunion.
    Les principes applicables à l'estimation des durées lors de l'analyse initiale sont à respecter ici aussi. Et c'est parce qu'on prendra soin de toujours traiter les durées avec les mêmes règles que le planning pourra rester à jour, fiable et efficace pour le pilotage opérationnel.

  • prendre en séance les décisions concernant les constats de retard impactant directement les délais du projet.
    Cela consiste à reproduire chaque fois que nécessaire les modalités de la réduction des délais lorsqu'il s'agissait de remettre en cause la logique du projet pour respecter les objectifs de délai.
    Et c'est parce que ce suivi sera régulier et que les décisions seront prises sans tarder que le projet pourra respecter ses engagements et le faire savoir et le planning demeurer la référence de la prévision.

Ces travaux consistent pour le chef de projet (ou le planificateur s'il est aussi chargé de ce type d'intervention) à écrire les informations de l'avancement directement sur les sous-réseaux (toujours au crayon).

Bien souvent cet enregistrement ne nécessite pas la reprise des graphes ni le recalcul du planning. Le planning ainsi annoté pourra être réutilisé en l'état lors de la prochaine séance du même type : il est ainsi à jour et continue d'être exact tant que la réalisation est strictement conforme à la prévision (tâches exécutées aux dates prévues et petits retards systématiquement compensés). En pratique, on peut alors se contenter d'espacer les opérations de reprises des graphes et des calculs de dates.

Cela est plus difficile, voire impossible, si les modifications sont nombreuses et altèrent la lisibilité du document ou dès que le projet accuse des retards qui ne sont pas résorbés au point que toutes les dates affichées (au moins sur les chemins critique et sous-critiques) sont devenues inexactes.