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LE SUIVI D'AVANCEMENT DE PROJET :

 

Définition de l'avancement de projet

L'avancement est calculé pour renseigner sur la progression du projet vers son objectif, il sert à indiquer si l'objectif se rapproche et à quelle vitesse.

Par essence, l'avancement représente la différence entre deux prévisions de même nature. Il peut s'agir de prévisions de délai, de prévisions de coûts, de prévisions de charge ou de toute autre unité utilisée sur le projet et représentative d'une certaine " distance à la cible ". L'expression consacrée est d'ailleurs ici " le reste à faire ", même si ce concept a communément valeur de charge.


Notre projet consisterait à aller d'un port à un autre en voilier, nous parlerions aussi de distance à parcourir (exprimée en miles nautiques) ou d'ETA (estimated time for arrival ou heure estimée d'arrivée). Nous serions au moteur, cette distance serait probablement aussi exprimée en heures de moteur ou en litres de gasoil pour que sa consommation soit plus facile à surveiller.

 

Cette distance à la cible est mesurée une première fois avant le début du projet et cette estimation initiale, outre qu'elle contribue à la décision de lancement du projet, servira de référence sur la durée du projet. La même distance est ensuite régulièrement mesurée pour vérifier le bon déroulement du projet. " Bon déroulement du projet " ne pouvant d'ailleurs consister qu'en " déroulement conforme à la prévision ", car de quoi d'autre pourrait-on disposer pour le qualifier ?


Pour que l'information soit synthétique et paraisse indépendante de l'unité de mesure, on la représente souvent sous la forme d'un pourcentage calculé comme le ratio entre la distance actuelle et la première distance mesurée au début du projet. On peut alors dire que l'avancement est, par exemple, de 50% lorsqu'on estime être à mi-chemin de ... ce qui était prévu. Mais présenter un pourcentage d'avancement sans indiquer ce qu'il caractérise, c'est propager une information qui risque d'être mal interprétée. Les avancements en délai, en charge, en coûts, technique ou commercial, et que l'on rencontre ici ou là, ne représentent pas du tout la même chose !

 

Il en résulte que l'avancement relatif (écart rapporté à la référence entre deux mesures consécutives de l'avancement) n'est pas forcément positif d'un relevé à l'autre comme si, sous prétexte que des efforts ont été fournis, des moyens utilisés ou des dépenses réalisées, la distance à parcourir jusqu'à l'objectif devait obligatoirement diminuer. Ce n'est pas toujours le cas. Il arrive après une mise à jour du planning, que le nouveau calcul de la distance ( reste à faire ) indique qu'on ne s'est pas rapproché du but et que la route est actuellement plus longue que ce qui avait été estimé lors d'un précédent point d'avancement. Ce n'est généralement pas bon pour la sérénité du chef de bord ou du chef de projet !

 

Dans notre exemple, si le bateau rencontre des vents et des courants contraires et de surcroît une brume épaisse et persistante, il se peut qu'un nouveau point (tout aussi estimé que les précédents) mette en évidence que la route restant à parcourir s'est allongée (du fait d'une dérive) et qu'il faudra donc plus de temps (ou de gasoil) pour terminer la navigation que lors du dernier relevé de la position du navire. Et estimer la position du navire uniquement à partir du nombre d'heures de louvoyage ou de la quantité de gasoil consommée aurait été une erreur grave !

C'est identique pour un avion et son kérozène. Le commandant de bord qui ne surveille que sa jauge et sa montre ne peut pas prédire son heure d'atterrissage ni même garantir qu'il atteindra l'aéroport de destination sans une escale imprévue !

 

L'avancement ne fait donc appel qu'à la perception de l'avenir.

A chaque instant du projet, l'avancement ne saurait dépendre ni de ce qui a déjà été fait ni de combien cela a coûté ou consommé. Il ne dépend que de ce qu'il reste à faire, cette fameuse distance à la cible.

Ce n'est donc certainement pas un résultat comptable intégrant la moindre donnée relative au vécu ou à l'histoire du projet, même si, bien sûr, la pertinence des prévisions peut tirer profit de certaines observations antérieures et capitalisées au titre de l'expérience utile à son amélioration.

 

Les plannings qui sont replanifiés régulièrement disposent en abondance d'informations tournées vers le futur ou tirées de sa perception : la représentation de leur avancement est possible. Si elle manque de fiabilité, on s'en aperçoit assez vite (voir l'article consacré à ce sujet), souvent très longtemps avant la panne de gasoil ou de kérozène.

La précision de la mesure de l'avancement d'un projet régulièrement replanifié s'améliore au cours du temps : non seulement la distance à la cible diminue, ce qui fait baisser le nombre de tâches à estimer ainsi que le risque d'erreur d'estimation, mais la perception du futur s'affine du seul fait de la régularité de son observation et de sa proximité grandissante. A l'opposé, celle d'un projet non replanifié ne peut que se détériorer au fil du temps.