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L'ADHESION DU CHEF DE PROJET A LA DEMARCHE 

 

 

L'adhésion du chef de projet est indispensable, tout ce qui a été décrit au sujet du processus de planification de projet ne peut assurément se faire malgré lui. Cette adhésion est l'effet de la rencontre de compétences, d'un environnement et de la formation.

 

Savoir-faire et savoir-être du chef de projet

Les compétences du chef de projet font l'objet de nombreux ouvrages qui sont bien souvent consacrés à la dimension managériale du bonhomme. Examinons celles qui concernent plus particulièrement la mise en oeuvre réussie du processus de planification de projet.

Tout d'abord il doit accepter l'existence du processus et ses obligations, puis y trouver intérêt. C'est assurément plus facile quand tous ses collègues y sont déjà passés avant lui et que le processus est devenu une pratique courante dans son entreprise.

Il doit ensuite accepter la présence du planificateur, ce consultant (interne ou externe) si intrusif et inquisiteur mais qui n'intervient pourtant que pour l'aider à son seul service. Il doit accepter que le planificateur prenne place dans son projet et s'octroie une petite partie de son propre travail de chef de projet mais avec un positionnement plus efficace et un peu plus de maîtrise. Et il doit accepter le risque que n'importe quelle question soit abordée devant son équipe de projet.
Donc, pas forcément facile pour lui de participer à des réunions avec ses contributeurs dont l'animation est confiée à un étranger " plus compétent que lui " pour certains aspects de l'organisation de son projet. Un bon positionnement personnel et la confiance en soi sont donc indispensables.

Je tire mon chapeau à tous ceux qui l'ont fait sans crainte et sans difficulté (i.e. en confiance) et je les félicite pour les résultats qu'ils ont ainsi obtenus. Je vois très souvent des chefs de projet qui sortent véritablement grandis de cette expérience, surtout grâce à la reconnaissance de leurs contributeurs pour l'avoir fait, pour lui-même, pour eux et pour le projet.

Le chef de projet doit également accepter d'être soumis à la question du planificateur comme tout autre collaborateur du projet, de devoir décrire sa propre prestation en identifiant ses tâches, de voir son nom affiché sous les tâches dont il est responsable, de devoir estimer les durées de ses propres tâches, de se plier au jeu des réductions de délais et du suivi de l'avancement de ses propres tâches, etc. Il faut avoir une bonne dose d'humilité et ne pas avoir l'orgueil mal placé.

Ensuite, le chef de projet doit être un ardent pratiquant de la délégation des responsabilités, accepter que certains sachent mieux comment faire que lui dans certains domaines de son projet et savoir n'exercer de contrôle que sur ce qui pose problème. Il faut pour cela qu'il puisse avoir confiance dans ses contributeurs au point de ne jamais devoir inspecter les travaux finis sans bonne raison.

Enfin, le chef de projet doit communiquer son enthousiasme pour la planification et motiver ses contributeurs pour qu'ils y participent. Le planificateur peut d'ailleurs l'y aider.

On pourrait encore mentionner pêle-mêle divers éléments par lesquels un chef de projet peut marquer son adhésion à la démarche : le souci de motiver son équipe, de partager l'information et de jouer la transparence, volonté de jouer " collectif plutôt que perso ", créateur d'anticipation, partage du travail dans un esprit gagnant-gagnant, fin stratège, facilitateur, artisan du confort de travail, la curiosité.

 

 

 

Rôle de sa direction

Le rôle de la direction (ou hiérarchie du chef de projet) est également important car c'est elle qui peut insuffler les bons comportements dans une entité. C'est elle qui peut lancer une première expérience de planification sur quelques projets prioritaires puis décider de généraliser un processus de planification.

C'est à elle aussi qu'il appartient d'exprimer des exigences très simples de telle sorte que ses chefs de projet aient à faire progresser le niveau de leurs pratiques et de leur professionnalisme.

C'est elle qui peut déployer la formation nécessaire et inciter ses chefs de projets à utiliser l'assistance extérieure de planificateurs professionnels ou développer une structure interne ayant la même finalité, éventuellement sur le modèle d'un PMO (Project Management Office ou Bureau des Projets) complété d'une véritable Cellule de Planification Détaillée des Projets (CPDP), organe spécialisé n'ayant aucun pouvoir de direction ou contrôle des projets, constitué d'experts qui se mettent au service des chefs de projets, comme il en existe pour l'assurance qualité ou le support technique (exemple des centres de compétences ou skill center).

Tout chef de projet, aussi convaincu soit-il de l'intérêt de la démarche, a besoin d'un environnement favorable. L'engagement politique de sa direction est un facteur clé de réussite.

 

  

 

Formation du chef de projet

Les chefs de projets convaincus sont avant tout ceux qui se sont personnellement formés au PERT, ceux qui ont déjà utilisé un planning PERT sur un projet précédent et ceux qui ont eu la chance de participer à un projet planifié avec la méthode PERT avant d'accéder à ce poste de management.

La formation indispensable sur la technique PERT peut se limiter à l'acquisition des rudiments nécessaires à la lecture d'un planning PERT et aux modifications apportées lors des séances de suivi d'avancement. Inutile pour eux de maîtriser l'analyse PERT ou d'être en mesure de construire les graphes et de calculer le planning avec un outil particulier. La lecture attentive de la rubrique Technique du site devrait suffire, elle a en grande partie été conçue pour eux.

Par contre, une formation complète sur le processus et quelques études de cas choisies sont incontournables.

Dans le parcours professionnel d'un chef de projet, un passage antérieur par les cases " ingénieur qualité " et " planificateur " constitue également un atout majeur.