LA REDUCTION DES DELAIS DU PROJET

Finalités de la réduction des délais

Après l'analyse PERT et la mise au propre du planning, sa mise au point nécessite une nouvelle séance de travail avec tous les participants au projet.

Son but est :

• présenter les résultats obtenus en les situant par rapport aux objectifs fixés au projet,
• valider la première analyse,
• familiariser ses futurs utilisateurs avec leur nouveau planning en vue de son appropriation,
• informer l’ensemble des participants sur la méthode de réduction des délais,
• enregistrer les éventuelles demandes de modification de forme ou d'organisation du réseau (découpage en sous-réseaux),
• enregistrer l'avancement constaté depuis la dernière intervention sur le planning,
• prendre toutes les décisions nécessaires pour que le projet tienne dans les délais impartis.

Organisation de la réunion

Il est important que cette séance soit organisée par le chef de projet avec l’aide du planificateur.

Elle est réalisée sur le site de l'équipe projet ou dans un lieu qui permet de réunir facilement tous ceux qui peuvent avoir à y participer.

Pour que la séance soit productive et que tous les participants puissent prendre connaissance de leur nouveau planning et y travailler, le plus simple est de procéder à l'affichage des sous-réseaux sur les murs d'une salle appropriée. En dessous d'un certain nombre de sous-réseaux, on peut préférer les étaler sur de grandes tables. Il est important que les participants puissent retrouver leurs informations, lire les tâches, les durées et les dates et marges, suivre les enchaînements y compris d'un sous-réseau à l'autre. Pour cela, ils ont besoin de pouvoir circuler. Il est donc inutile de prévoir des chaises pour les réductions des délais, cela se passe toujours debout.

Comme pour l'analyse PERT, pas question d'utiliser l'outil graphique ou un progiciel de gestion de projet en séance : ils ne sont pas adaptés.

Le planificateur utilise ses outils de l'analyse initiale (crayon et gomme) et écrit directement sur les sous-réseaux pour noter les modifications qui lui sont proposées.

A la fin de la réunion, il ramasse toutes les planches et les emporte à son office pour une nouvelle mise au propre en vue de la prochaine restitution.

Déroulement de la séance de réduction des délais

Présentation des résultats :

Le planificateur présente les résultats du calcul PERT, met en valeur et analyse le chemin critique (ou « enchaînement de tâches le plus long du planning » qui détermine la durée totale du projet).

S’ils sont satisfaisants, le planificateur a quasiment terminé son travail et remet alors les documents prévus au chef de projet : mais ce n’est que très rarement le cas.

Les causes de dépassement sont variées. En général, on trouve :

• des erreurs de logique d’enchaînement des tâches,
• des erreurs d’estimation de durées qui peuvent être causées par une épidémie contagieuse de pessimisme,
• une analyse pas assez fine de certains enchaînements,
• la prise en compte de contraintes de moyens,
• la prise en compte de contraintes de logique fortes ou excessives,
• des moyens qualitativement ou quantitativement insuffisants sur certaines tâches,
• des tâches inutiles,
• un contenu de projet trop ambitieux,
• des politiques inadaptées,
• des objectifs optimistes ou impossibles.

Cette séance de présentation est très importante. Il faut se rendre compte que, lorsque le planificateur présente les résultats, le chef de projet et les divers responsables ont pour la première fois une vue synthétique de leur projet.

C’est également la première fois qu’il perçoivent la chance de réussite ou le risque d’échec de leur mission.

Vérification du planning par l'équipe projet :

Si le planning est présenté pour la première fois à l'équipe du projet, le planificateur propose à l'assistance de prendre connaissance du document planning et de procéder à sa vérification.

• l’existence de toutes ses tâches,
• la logique des enchaînements, notamment le bon enchaînement des interfaces entre responsabilités,
• la durée estimée de chacune de ses tâches,
• le calendrier affecté,
• les éventuelles dates imposées,
• la clarté de l’intitulé.

Ce travail est facilité si le planificateur remet à chaque responsable une liste personnalisée de ses tâches lui permettant de les repérer rapidement dans les sous-réseaux PERT.

Enregistrement de l'avancement du projet :

Le planificateur procède ensuite à l'enregistrement de l'avancement pour que la réduction des délais porte sur un planning à jour.

Cette opération a deux objectifs :

• enregistrer l'avancement réel du projet depuis l'analyse initiale ou la réduction des délais précédente, un certain délai ayant pu passer depuis la dernière intervention du planificateur, et
• montrer au chef de projet et aux membres de son équipe comment s'enregistre l'avancement sur un planning PERT, opération qu'ils auront très prochainement à réaliser de manière autonome.

Elle se déroule exactement comme celle du suivi d'avancement de projet décrite plus loin : elle porte sur l'état courant des tâches terminées ou en cours et le reste à faire exprimé en durée.

Réduction des délais du projet :

Lorsque le planning est à jour et que les participants en ont suffisamment pris connaissance pour le valider ou le critiquer, la réduction des délais proprement dite peut débuter.

Cette phase consiste, globalement pour le chef de projet et ses responsables, à réviser la conception de leur projet pour cadrer avec l’objectif, en commençant par la problématique des délais avant de traiter les autres aspects que sont les moyens et les coûts.

La technique consiste à travailler d'abord sur la logique d'enchaînement puis, si besoin, à agir sur les durées, en :

• modifiant les enchaînements logiques (parallélisation partielle ou totale de certains groupes de tâches, suppression des contraintes luxueuses),
• supprimant les tâches inutiles, voire des items complets,
• supprimant des périodes chômées dans les calendriers posant problème,
• révisant à la baisse les durées des tâches les plus longues sur les chemins critiques ou sous critiques,

Des modifications de durée de certaines tâches peuvent résulter d'un transfert de moyens, d'une augmentation de leur quantité ou d'une amélioration de leur performance.

Le planificateur enregistre immédiatement les redressements proposés.
Toutefois, il doit veiller à ce que certaines modifications ne soient pas inspirées par la crainte du risque de retard et, dans ce cas, faire avaliser la modification par le chef de projet, seul habilité à en juger.

Reconductions de la réduction des délais :

Si la réduction des délais a induit des modifications très importantes du projet avec une remise en question de sa stratégie se matérialisant par l'ajout ou la suppression de nombreuses tâches et contraintes d'enchaînement et la modification de nombreuses durées de tâches, le planificateur peut ne pas être en mesure de renseigner précisément le chef de projet sur les gains de la séance en matière de délai final.
Il convient alors de prévoir une nouvelle opération de réduction des délais au cours de laquelle le planificateur présentera à nouveau les résultats et où les délais seront à nouveau revus à la baisse si l'objectif n'a pas été atteint du premier coup.

Le processus prévoit au maximum la mise en oeuvre de trois séances de réduction des délais. La limite est fixée à trois pour éviter que la tenue de nouvelles séances supplémentaires ne dégénère en compression systématique des délais jusqu'à l'obtention d'un planning apparemment conforme à l'objectif qui n'aurait en fait plus aucune utilité au regard des objectifs fixés à la démarche de planification. Et si après trois séances complètes, le chef de projet ne réussit pas à proposer une logique d'enchaînement compatible avec les objectifs fixés, il doit renégocier le périmètre du projet ou l'objectif de délai qui est visiblement trop ambitieux ... avant de songer à changer de métier ou de planificateur !

CPM

" Critical path method " (CPM) désigne simplement la méthode du chemin critique. Elle est également dénommée CPA pour " Critical Path Analysis ".

Elle consiste, comme nous venons de le voir, à diriger en priorité l'attention sur les tâches les plus critiques, celles dont les perturbations ont le plus de probabilité de reculer la date de fin du projet. Elle propose donc une hiérarchie des tâches basée sur leur marge totale et un ordre bien pratique pour traiter progressivement les problèmes de dépassement de délai. Ensuite, pendant le pilotage opérationnel du projet, elle met en évidence les tâches à surveiller avec le plus de méfiance.

Ce n'est qu'une méthode d'optimisation de projet et elle s'applique sans difficulté à tous les type de plannings : Gantt et réseaux (potentiels et PERT). CPM est souvent confondue avec le PERT car prise pour une méthode de représentation des plannings.

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