LA MISE A JOUR DU PLANNING

 

Précisons que l’expérience montre qu’un planning réalisé dans de bonnes conditions ne nécessite pas obligatoirement de mise à jour à condition, bien entendu, que le suivi d'avancement soit assuré par le chef de projet d’une manière sérieuse.

 

Il s’agit d'identifier l’ensemble des modifications du projet qui ont pu intervenir depuis l'élaboration initiale ou la dernière mise-à-jour et de transcrire ces modifications dans le planning.

Le planificateur, avec les mêmes modalités que pour le suivi régulier d'avancement, procède à l’enregistrement :

  • des tâches terminées,
  • des durées d’achèvement des tâches en cours,
  • à l’analyse des modifications de logique et de durée des tâches à réaliser ultérieurement (reste à faire).

Le planificateur, avec les mêmes modalités que pour l'analyse initiale, procède à l'enregistrement :

  • des tâches supprimées avec leurs relations de dépendance,
  • des nouvelles tâches et de leurs relations de dépendance,
  • du nom de leur responsable,
  • de leur durée estimée,
  • de toutes les informations utiles (contraintes de dates, calendriers, etc.),
  • des modifications survenues dans les calendriers précédemment établis.

Tous ces travaux procèdent des techniques déjà exposées dans les chapitres précédents.

 

Le planificateur procède à la mise à jour des graphes et à un nouveau calcul du planning, puis édite à nouveau les documents prévus lors de l’élaboration du planning pour la présentation des résultats et, sauf à réaliser une ou deux phases de réduction des délais, les remet au chef de projet.

La réalisation d’une mise à jour est décidée par le chef de projet, après consultation éventuelle des responsables. Insistons encore sur le fait que la mise à jour d’un planning n’est indispensable qu’en cas de dérive significative du projet, le planning étant devenu difficilement utilisable en l'état.

La différence entre l'opération de mise à jour et celle du suivi tient essentiellement à l'ampleur des travaux. On parlera de mise à jour dès que :

  • un changement dans la définition de l'objectif et/ou un avenant au contrat est apparu,
  • une séance d'analyse est à organiser pour reconstruire une partie du planning ou compléter une partie qu'il était prématuré ou impossible de détailler lors de l'analyse initiale,
  • les tâches planifiées ne correspondent plus au déroulement réel du projet et doivent être revues et corrigées pour permettre à nouveau la distribution et le suivi des tâches,
  • la quantité de travail pour intégrer les évolutions apparues depuis la dernière séance de suivi ne peut être réalisée dans le timing et l'agenda habituels des opérations de suivi régulier,
  • une réduction des délais est à envisager suite à la mise-à-jour, car il y a risque que l'intégration des modifications nécessite un ou plusieurs ajustements des délais pour que l'objectif final puisse être conservé.

La mise à jour est une opération plus lourde que le suivi d'avancement. Elle doit rester très exceptionnelle.

 

Les objectifs de la mise-à-jour sont similaires à ceux de l'élaboration initiale et le planificateur doit rester vigilant sur la complétude de l'analyse de façon à assurer l'exhaustivité du planning. L'autre difficulté consiste à livrer au chef de projet et à son équipe un nouveau planning (quasiment neuf) qu'ils pourront s'approprier très rapidement : tout rejet serait catastrophique ! Pas facile non plus de recréer la motivation des troupes pour que les contributeurs concernés acceptent de se soumettre à nouveau à l'exercice de l'analyse. Car autant c'était enthousiasmant au lancement du projet, autant certains argueront facilement que l'urgence de la situation ne laisse plus le temps de replanifier. Et pourtant, l'expérience prouve le contraire ... il n'est jamais trop tard pour mettre à jour le planning.

Il m'est arrivé de nombreuses fois de faire des mises-à-jour à seulement quelques semaines (entre 2 et 4) de la fin de projets de plusieurs mois de durée, justement pour que l'équipe prenne, le temps de quelques heures arrachées à l'hyperactivité du moment,  le recul nécessaire à une dernière analyse détaillée du reste-à-faire réel ! Croyez-moi, c'est toujours très instructif !
Je recommande d'ailleurs chaudement de faire ce travail un certain temps avant l'échéance finale pour qu'il soit encore possible de décider et mettre en oeuvre, sans une urgence extrême, les actions correctives qui pourraient alors s'avérer encore nécessaires.

 

 

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