INFORMATION DES PARTICIPANTS

Finalités et mise en oeuvre

La réalisation du planning nécessite une première séance de travail avec tous les participants du projet. Il est important que cette séance soit prévue dès la première intervention du planificateur et qu’elle soit organisée par le chef de projet avec l’aide du planificateur.

Son but est :

• de définir avec précision les objectifs à atteindre,
• de préciser le rôle de chacun,
• d’informer l’ensemble des participants sur la méthode PERT,
• lever les blocages éventuels et mettre les gens en confiance,
• d’aborder divers problèmes techniques particuliers.

Elle est réalisée dans les locaux de l'équipe projet ou dans un lieu qui permettra de réunir facilement tous ceux qui peuvent avoir à participer à l’analyse du projet. Le chef de projet, dont l’existence est indispensable (lettre de mission publiée), réunit les divers responsables (contributeurs, responsables de lot, chargés d’affaire), qu’ils appartiennent ou non à l’entreprise, pour la première séance de travail précédemment décrite.

La séance se déroule avec l’ordre du jour suivant :

• présentation de l’équipe de direction du projet par le chef de projet,
• tour de table de présentation des différents participants qui ont été convoqués,
• présentation du planificateur et de son statut dans le projet par le chef de projet,
• présentation des objectifs du projet toujours par le chef de projet,
• présentation du processus de planification et de quelques rudiments de la méthode PERT par le planificateur,
• définition du rôle de chacun dans le projet et des limites de fourniture,
• définition du découpage du réseau et de la « finesse de la maille » du planning à réaliser,
• prise(s) de rendez-vous pour la suite de l’analyse,
• réponses aux questions.

Présentation et positionnement du planificateur du projet

La réunion d'information des participants à l'opération de planification du projet est l'occasion pour le chef de projet de clarifier la position du planificateur.

Le planificateur doit être positionné comme un intervenant hors-structure du projet, sans lien hiérarchique avec les contributeurs et responsables rattachés fonctionnellement au chef de projet. Il est placé au service exclusif du chef de projet et n'a, pour sa mission dans ce projet, de compte à rendre qu'à lui seul, même - pour ne pas écrire "surtout" - s'il appartient à une autre entité de la même entreprise (type PMO ou cellule de planification, par exemple). Pour être pleinement efficace, le planificateur ne peut être perçu comme un "agent" de la direction.

En conséquence, le chef de projet fait son affaire de l'obligation des intervenants de répondre aux demandes d'information du planificateur concernant les tâches dont ils sont responsables.

Le schéma ci-dessous illustre le positionnement du planificateur dans la structure du projet.

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