LE DESSIN ET LES CALCULS DU PLANNING

Ne sont présentées ici que les opérations principales que doit réaliser l'équipe du planificateur avec les éléments collectés lors de l'analyse du projet afin de fournir, dans les meilleurs délais, un premier planning support des opérations de réduction des délais. Chaque fois que le planificateur intervient à nouveau sur le planning ainsi élaboré pour sa mise à jour, cette séquence d'opération est répétée.

Le chef de projet et les membres de son équipe de projet ne sont pas concernés par ces opérations.

Dessin du réseau PERT

Il s'agit de mettre au propre et au standard du PERT le réseau des tâches que le planificateur a construit en séance d'analyse avec le chef de projet et son équipe.

Le planificateur met la dernière main à ses brouillons d'analyse pour les rendre exploitables par celui qui va procéder à leur saisie. Cela consiste essentiellement à compléter ou expliciter les abréviations, à marquer les limites de chaque sous-réseau et vérifier les interfaces entre sous-réseaux. C'est lui qui fixe les intitulés des titres du réseau et de chaque sous-réseau.

L'époque de la table à tracer et du papier calque est révolue.

L'idéal est de disposer d'un outil spécialisé, si besoin interfacé avec les logiciels de gestion de projet du marché. Outre la qualité des graphes produits, son utilisation assure que l'exactitude des données des graphes garantit celle des calculs de dates et marges, puisque ce sont les mêmes données qui sont exploitées pour le tracé PERT et pour les calculs PERT-Temps.

Relecture et correction du réseau PERT

La moindre erreur dans le planning risque d'entrainer sa nullité. Une contrainte oubliée, une seule durée fausse et le planning est inutilisable et risque d'induire en erreur le chef de projet ainsi que tous ses collaborateurs, clients et donneurs d'ordre.

Le très grand volume d'information à traiter et ce risque d'erreur aux conséquences plutôt fâcheuses imposent un contrôle sérieux et systématique des graphes PERT. Le contrôle susceptible de répondre au besoin est la relecture exhaustive.

Deux personnes maîtrisant la méthode PERT sont nécessaires pour la relecture attentive qui seule garantit la conformité exacte entre le réseau de l'analyse PERT (dit " brouillon d'analyse " car tracé à la main) et celui du chef de projet. Elles s'assoient à une grande table, l'une en face de l'autre, dans un local bien éclairé et calme, l'une relit à haute voix, l'autre écoute et relit en silence, les deux doivent tout cocher pour contrôler que le concepteur du graphe n'a rien oublié, ajouté ou modifié. De ce fait, il faut environ une grosse journée à deux pour relire méticuleusement un millier de tâches.

Si le planificateur participe à cette relecture, il vaut mieux qu'il prenne en charge la relecture des nouveaux sous-réseaux plutôt que celle des brouillons dont il est lui-même l'auteur.

La même relecture par une personne seule est moins efficace en termes de fiabilité et consomme plus de temps.

A part de bonnes lunettes, aucun outillage n'est à recommander.

Les éléments ainsi relus sont ensuite repris et corrigés par le concepteur des nouveaux graphes. Il est préférable que les corrections apportées soient à nouveau contrôlées par un tiers compétent.

Calcul des dates et marges des tâches

On calcule, avec des logiciels spécialisés, deux séries de dates :

• les dates de début et fin au plus tôt, en additionnant les durées à partir de la date de début du projet, généralement la date de début de l’analyse,
• les dates de début et fin au plus tard, en soustrayant les durées à partir de la date de l’échéance visée.

Avec ces dates, il est possible de déduire différentes indications de marge. Seule la marge totale est exploitée à ce stade, les autres (marge libre principalement) n'ayant réellement d'utilité que lorsque les problèmes de délais sont résolus. Concernant donc la marge totale de chaque tâche, on rencontre trois cas de figure :

• des dates de début et fin au plus tôt antérieures aux dates de début et fin au plus tard, la tâche a alors de la marge et elle pourrait être retardée ou allongée sans conséquence pour le délai du projet,
• des dates de début et fin au plus tôt postérieures aux dates de début et fin au plus tard, la tâche est alors réputée en retard : un examen s'avère nécessaire pour résorber ce retard qui concerne généralement plusieurs tâches constituant un ou plusieurs chemins.
• des dates de début et fin au plus tôt égales aux dates de début et fin au plus tard, tout décalage de la tâche dans le temps aurait un impact direct sur le délai du projet.

Un outil est indispensable pour calculer les dates et marges des tâches d'un planning.

Renseignement des graphes PERT

Pour que l'exploitation du planning soit plus facile lors des phases ultérieures du processus de planification (réduction des délais, suivi d'avancement ou pilotage opérationnel), les graphes PERT sont renseignés des informations des calculs de dates et de marges. Les tâches critiques et sous-critiques sont mises en évidence par une coloration distincte (le rouge par exemple).

Ce travail permet de vérifier les calculs de dates. Même si le renseignement des graphes est automatiquement réalisé par l'outil de tracé, une vérification est nécessaire, surtout si le planning utilise plusieurs calendriers. La moindre faute de frappe dans une durée ou un calendrier de tâche rend le calcul faux et le planning inexploitable. Ce type d'erreur est beaucoup plus fréquent lors des mises à jour du planning.

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