L'INTRODUCTION DU TEMPS DANS UN PLANNING

 

Chronomètre de marine avec sonnerie.

 

Jusqu'à cette page, le site Project Planning Office a été quasiment muet au sujet du temps.
Ce n'est pas un hasard, il s'agissait de ne pas perturber la présentation des concepts fondamentaux du PERT, relatifs pour la plupart à la logique d'enchaînement des tâches du projet, même si le temps est bel et bien ce qui préoccupe in fine le planificateur et ses interlocuteurs dans les projets.

Mais c'est bien parce que le travail aura été fait consciencieusement, avec ordre et méthode conformément aux recommandations du processus de planification proposé, qu'on saura répondre le moment venu aux questions du type " quand ? " puis, presque inévitablement, " pourquoi cela se termine-t-il aussi tard ? ".

 

Donc nous y sommes, causons du temps !

 

L'introduction du temps dans les plannings s'opère par quatre voies :

 

 

 

Les dates imposées

 

Le premier pas sur la Lune, empreinte de la chaussure de Armstrong sur le sol lunaire.

On désigne ainsi les différentes formes de contraintes de date qui peuvent concerner certaines tâches d'un projet.

On trouve les quatre formes classiques suivantes :

  • début pas avant le (début au plus tôt le)
  • début pas après le (début au plus tard le)
  • fin pas avant le (fin au plus tôt le)
  • fin pas après le (fin au plus tard le)

La première et la dernière sont les plus couramment utilisées.

Il est fondamental que les dates imposées apparaissent sur le diagramme PERT car elles ont un impact immédiat sur les dates calculées et les marges. Leur absence compliquerait sérieusement la lecture et la compréhension du planning.

On les représente avec des petits drapeaux dans lesquels la date imposée est inscrite.

Pour les dates imposées de la catégorie "pas avant le", le mât du drapeau est à gauche, pour les autres il est à droite. Le mât du drapeau peut ainsi être vu comme la limite à ne pas dépasser pour les calculs de dates. Le mât est à gauche comme la limite inférieure (" pas avant le ") et à droite comme limite supérieure (" pas après le ").

Pour les dates imposées de la catégorie "début" le drapeau est juste à droite de l'étape début et à gauche du libellé, pour celles de la catégorie "fin" il prend place juste à gauche de l'étape fin, à droite du libellé de la tâche.

En toute logique, on devrait trouver une date imposée sur chaque tâche sans prédécesseur (pour fixer sa date de début au plus tôt) et sur chaque tâche sans successeur (pour fixer sa date au plus tard).

Il arrive qu'une tâche comporte deux dates imposées cohérentes entre elles, il est donc nécessaire que le logiciel de dessin des plannings PERT utilisé accepte la saisie de deux dates imposées pour une même tâche.

Remarque : il existe en fait une cinquième forme de date imposée qui concerne la date de fin de tâche.
Elle consiste paradoxalement à ne pas imposer de date particulière sur la fin d'une tâche, mais au contraire à contraindre que les dates au plus tard du projet soient calculées à partir de la date calculée de fin au plus tôt de cette tâche.
Cela équivaut strictement à une contrainte du type "fin pas après le" pour laquelle la date prise en compte est celle issue du calcul des dates au plus tôt.
On la trouve représentée sous la forme d'un drapeau sans date, puisque la date imposée est inconnue avant les calculs. Le long des chemins critiques générés par ce type de contrainte, la marge totale est toujours égale à zéro, puisque les dates au plus tôt y sont par définition égales aux dates au plus tard.
Voilà assurément un dispositif très pratique, répondant simplement aux besoins de nombreux projets où il est demandé de travailler au plus tôt et qu'on ne trouve pas (encore) dans tous les progiciels de gestion de projet.

 

 

Les durées des tâches

 

Timer utilisé pour la cuisson des aliments.

On l'a déjà vu, l'estimation des durées des tâches est un exercice délicat.

A partir du moment où des durées sont déterminées, il est important qu'elles apparaissent clairement sur le graphe PERT (pour rappel, celui-ci est totalement dépourvu d'échelle de temps) pour la compréhension du planning et son analyse si un travail sur le délai global du projet est nécessaire.

A l'époque où les graphes étaient produits à la main, on pouvait garder l'historique de l'évolution des estimations des durées des tâches, mais je ne connais pas d'outil de tracé capable de le proposer aujourd'hui.

Il est pratique de disposer d'un outil qui accepte différentes unités pour l'expression des durées car il est fréquent que des durées sont exprimées en heures (H), demi-journées (D), jours (J), semaines (S) ou mois (M) dans le même planning.

Si le planning n'est pas rédigé en français, l'outil doit pouvoir accepter n'importe quel code unité durée en référence à une table de correspondance interne.

 

 

Les calendriers des tâches

 

Le calendrier donne la séquence des périodes oeuvrées et chômées

Dans un outil de planification de projets, un calendrier permet de définir, sur l'étendue du projet, une séquence particulière de périodes oeuvrées et de périodes chômées.

Les calendriers sont très pratiques et permettent de simuler des tâches qui ne peuvent se réaliser qu'à des moments précis (départs de bateaux ou de fusées, périodes budgétaires, maintenance en période creuse, barrières de dégel, etc.). Ainsi, le calendrier civil de chaque pays avec ses dates de WE et ses jours fériés doit être pris en compte dans tout projet international. Et un sous-traitant français qui baisse le rideau chaque année du 14 juillet au 15 août doit avoir ses tâches dotées d'un calendrier qui reflète cette réalité, sinon le planning est faux !

Chaque tâche est ainsi affectée à un calendrier.

Pour le logiciel de tracé de plannings PERT, la mention du calendrier de chaque tâche sur le graphique est presque aussi indispensable que sa durée. En effet, s'ils sont plusieurs sur un même projet, l'impact des calendriers sur les résultats des calculs des dates est immédiat et, souvent, l'explication des dates et marges affichées pour la réalisation de certaines tâches doit faire appel aux calendriers.

Les tâches fictives possèdent aussi un calendrier. On leur affecte un calendrier sans aucune période chômée (dit "constant") pour être assuré qu'elles ne perturberont pas les calculs en imposant des temps morts inutiles, en particulier si elles relient entre elles des tâches affectées elles-mêmes à des calendrier différents entre eux. Le calendrier des tâches fictives n'a pas besoin d'être visible sur les graphes.

 

 

Les tâches terminées

 

Lancement d'un navire, la fin du chantier approche !

Lors de l'enregistrement régulier de l'avancement du projet et de la mise à jour d'un planning, il est bienvenu que certaines tâches du projet soient annoncées terminées.

Les tâches enregistrées terminées reçoivent également une date imposée du style "terminé le", ce qui permet au calcul de la replanification de les ignorer.

Pour la planification et le pilotage du projet, l'enregistrement de la date réelle d'achèvement d'une tâche est sans intérêt, ce qui compte c'est bien qu'elle puisse être considérée comme totalement achevée au jour de la revue du planning (sinon elle serait encore en cours et sa durée devrait en conséquence être réestimée pour qu'elle influence la date de début de ses successeurs !).

Pour la représentation graphique, une méthode simple consiste à tracer chaque tâche terminée avec un trait épais et de placer sur sa droite un drapeau avec la date du constat d'achèvement. La date du constat d'achèvement n'est pas la date exacte à laquelle la tâche a pris fin qu'il n'est pas utile de connaître ici, mais bien la date de la revue au cours de laquelle il est acté entre le chef de projet et le responsable de la tâche que la tâche passe au statut "terminée".

Remarque : enregistrer la date de fin réelle d'une tâche terminée aurait pour conséquence désagréable de faire "planifier le passé", au moins sur la période écoulée depuis cette date de fin. Autant mettre tous les compteurs à zéro, considérer de la même façon (i.e. les ignorer) toutes les tâches déjà terminées et recalculer le planning comme si la date de début était le jour de la revue après avoir pris soin d'actualiser les durées des tâches en cours ou assimilées.

Méthode PERT - La tâche terminée est tracée en gras.

Si plusieurs tâches en série sont enregistrées terminées, les traits de leurs arcs respectifs sont épaissis et il suffit de mentionner la date de fin uniquement sur la dernière tâche de chaque chemin, juste avant la première tâche en cours qui suit.

Séquence PERT de deux tâches terminées.

Au fur et à mesure des mises à jour du planning, l'enregistrement progressif des constats d'achèvement des tâches aux dates "DATE1" et "DATE2" prend l'aspect ci-dessous :

Séquence PERT de 2 tâches enregistrées terminées à des dates distinctes.

Si une tâche non terminée a tous ses prédécesseurs déjà terminés, le drapeau porté par le dernier arrivé de ses prédécesseurs est placé sur elle, à gauche en position "début" et l'épaississement du trait est prolongé jusqu'au pied de ce drapeau.

Si plusieurs chemins de tâches terminées sont concernés au voisinage de la première tâche potentiellement en cours, on veille à placer les drapeaux de façon à indiquer correctement quelles sont les tâches réellement en cours.

 

Examinons l'exemple d'un planning qui est mis à jour aux trois dates suivantes : DATE1, DATE2 et DATE3.

 

Etat du planning PERT après la mise à jour de DATE1.

Commentaire sur la mise à jour à DATE1 :

  • les tâches 1 et 4 sont enregistrées terminées, leur arc est tracé en gras et leurs tâches successeurs respectives (tâches 2 et 5, réputées en cours) reçoivent le drapeau correspondant avec la date du constat d'achèvement (DATE1 et non pas leurs dates de fin réelles qui sont sans utilité pour l'exercice de replanification).
  • les durées des tâches 2 et 5 sont soigneusement actualisées au moins pour tenir compte du fait qu'elles sont susceptibles d'avoir déjà débuté au moment de la revue d'avancement de DATE1.

Etat du planning PERT après la mise à jour de DATE2

Commentaire sur la mise à jour à DATE2 :

  • la tâche 2 est enregistrée terminée, son arc (j,k) est tracé en gras. Le successeur de la tâche 2 ne peut être en cours puisque la tâche 5 n'est pas encore terminée, donc le drapeau marquant l'achèvement de la tâche 2 reste sur elle immédiatement à gauche de l'étape k.
  • la tache 5 n'est pas encore terminée à la date DATE2, sa durée restante est donc en principe actualisée (non visible ici) et elle reçoit un drapeau de début comme si la tâche 4 venait d'être constatée achevée à DATE2, afin que le calcul des dates considère bien que la tâche 5 commence à DATE2 avec une durée réactualisée.

 

Etat du planning PERT après la mise à jour de DATE3

Commentaire sur la mise à jour à DATE3 :

  • la tâche 5 est enregistrée terminée, son arc (n,k) est tracé en gras.
  • la tâche 3 a tous ses prédécesseurs terminés, elle récupère le drapeau de la mise à jour courante avec la date DATE3. Sa durée est actualisée, la replanification peut considérer que le planning commence à DATE3 en ignorant toutes les tâches terminées devenues sans intérêt pour elle.
  • En plaçant sur la première tâche en cours un drapeau du type "début pas avant le" avec la date imposée DATE3, on ne fait que considérer et écrire que le projet démarre avec cette première tâche à la date DATE3. Cela correspond tout à fait à l'esprit d'une replanification (un planning neuf, à jour, sans référence au passé et exclusivement tourné vers l'avenir du projet).

 

 

Les fictives terminées sont représentées suivant le même principe. Leur trait en tiret est tracé en gras.

C'est la même chose pour les fictives interfaces. Dès que tous les prédécesseurs de l'arc interface sont terminés, les deux représentations de la fictive interface sont tracées en gras. Au fur et à mesure que les tâches immédiatement voisines de l'arc interfaces (successeurs et prédécesseurs directs) sont enregistrées terminées, leurs extensions de libellé associées sont également tracées en gras de sorte que chaque étape interface renseigne correctement sur l'état d'avancement des tâches du sous-réseau distant.