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POURQUOI PLANIFIER ?

 

Que retire-t-on d'une opération de planification ?

La question " Pourquoi planifier ? " peut surprendre et paraître aujourd'hui de peu d'intérêt tant la présence du planning est aujourd'hui devenue naturelle et systématique dans tout document ou débat concernant un projet quelconque. Impensable en effet aujourd'hui de présenter un projet sans évoquer la solution, les enjeux, les bénéfices, les coûts, les ressources, les risques et bien sûr les fameux délais calculés grâce au planning ! Et il reste maintenant bien peu d'espaces contractualisés ou vierges où partir à l'aventure sans planning est encore toléré ... Personne ne s'en plaindra, n'est-ce pas ? mais démontrer qu'il est impossible ou mal venu de ne pas planifier n'est pas très convaincant !

Cette question prend néanmoins tout son sens dès qu'on examine attentivement quels sont les résultats de l'action de planifier.

Certes le résultat évident et visible, c'est bien sûr le document planning lui-même, joli et synthétique, celui qui sert à montrer ou donner confiance que les délais seront tenus. Mais force est de constater que ce document ne contient que très peu d'informations.
Faites l'essai, prenez le planning d'un projet dont vous ne savez rien et essayez de raconter ce qui va se passer dans ce projet uniquement à partir du contenu du planning. Vous vous trouverez bien embarrassé ! Donnez maintenant ce même planning à quelqu'un du projet mais qui n'a pas participé à son élaboration. Il va être un peu plus bavard que vous mais guère plus. En fait il va être capable de commenter ce qu'il lit dans le planning avec sa connaissance personnelle du contexte et du sujet. Demandez maintenant à un responsable de tâche ayant participé aux séances d'analyse avec le planificateur et le chef de projet et vous verrez la différence. Lui va pouvoir raconter une histoire complète et détailler chaque étape du projet, commenter chaque tâche, parler de son résultat attendu, justifier l'enchaînement des opérations, évoquer les risques identifiés et les parades planifiées, argumenter les dates et durées, parler du chemin critique, etc. Toute cette connaissance non écrite qui ne figure pas au planning mais qu'il sait remémorer à chaque participant, vous en convenez, cela n'a pas de prix !

Donc l'autre résultat de la planification, infiniment plus riche celui-là, est d'une tout autre nature. Il concerne la définition du travail à réaliser, sa compréhension partagée par tous les contributeurs et leur engagement à s'y conformer : une sorte d'appropriation du planning qui en fait toute la valeur. Celle qui fait toute la différence entre " montrer un planning du projet " et " montrer le planning que l'équipe projet s'engage à respecter ".

Il convient alors de regarder la séance de planification comme une opportunité unique donnée à l'équipe projet de mener une réflexion collective sur "comment faire pour réaliser ce qu'on nous demande, avec les moyens qu'on veut bien nous donner et dans les délais accordés et le budget alloué".

Car c'est cela l'exercice proposé dès le départ : élaborer une logique de déroulement, comprise et acceptée de tous, réaliste et réalisable, qui optimise à la fois les coûts et les délais sans rogner le périmètre et la qualité du résultat. Du coup, ce planning affiché en réunion ou collé dans le dossier n'est plus grand chose par rapport à tout ce que la planification a produit comme résultats. Les chefs de projet qui en redemandent l'ont bien compris et pourraient témoigner de la richesse de la communication instaurée par l'opération d'élaboration du planning.

 

Passons maintenant en revue les bienfaits d'une planification réussie.