Index de l'article

 

 

 

LE NIVEAU DE DETAIL DU PLANNING

 

De quoi s'agit-il ?

Le niveau de détail d'un planning désigne la finesse d'analyse du projet et son résultat.

Analyser finement le projet ne veut pas dire "tronçonner les tâches en petit morceaux" ce qui est d'un intérêt plutôt limité. Cela signifie que l'analyste PERT et l'équipe projet vont examiner avec beaucoup d'attention le déroulement des opérations et l'enchaînement des actions de chacun là où il y en a particulièrement besoin. Les cas les plus habituels sont :

  • les frontières entre des domaines de responsabilités différentes, qu'elles concernent des individus ou des entités ;
    Un objet à produire au titre du projet passe de mains en mains au fur et à mesure de son élaboration, il est intéressant de regarder précisément comment cela se déroule lors de chaque transfert et quelles sont les conditions ou exigences à respecter.
  • les phases de prises de décision structurantes pour le projet ;
    Par exemple, les demandes de validation, d'approbation ou encore pire de dérogation sur des sujets sensibles nécessitent d'être accompagnées et suivies pour éviter tout enlisement, des précautions prises bien à l'avance risquent de s'avérer payantes.
  • certains processus administratifs souvent mal connus ou maîtrisés des techniciens ;
    Exemples : un processus d'achat avec mise en concurrence, un transport sous douane.
    Il faut avoir examiné en détail le chemin que parcourt une demande d'achat avant qu'elle ne devienne une commande ferme rendue chez le fournisseur pour se convaincre du bien fondé d'une analyse particulièrement détaillée. A faire au moins la première fois qu'un planning est réalisé dans cet environnement.
    Le recrutement d'un intérimaire très qualifié peut également réserver des surprises !
  • les opérations de vérification, de tests, de certification ou de contrôle qualité ;
  • les opérations nouvelles qu'on s'apprête à réaliser pour la première fois et où tout est à inventer ;
    C'est assurément le cas le plus difficile et il faut parfois accepter que le niveau de détail souhaité ne puisse être obtenu dès l'analyse initiale.
  • le point réputé faible, mal maîtrisé ou obscur d'un processus interne concerné par le projet ;
  • l'appel à des sous-traitants incontournables mais connus pour leur capacité à manquer de fiabilité avec les engagements pris.

Il est clair qu'un projet où l'équipe et le chef de projet sont expérimentés, ont l'habitude de travailler ensemble et ont déjà eu plusieurs occasions de planifier avec leur planificateur habituel peut, sous réserve de confirmation, être analysé moins finement qu'un autre.

De même, un projet très tendu sur les délais aura besoin d'un autre niveau de détail qu'un projet sans contrainte forte sur les délais. C'est le souci de maîtriser les délais qui va inciter à se préoccuper de chercher méticuleusement les sources possibles de retard et donc de procéder à une " chasse aux délais " systématique.

Enfin, le planning fourni dans la réponse à une consultation pourra se satisfaire d'un niveau de détail tout à fait inacceptable pour le planning de réalisation de la même affaire. De même, le planning d'un projet encore au stade de la faisabilité pourra se contenter d'une maille grossière. Tout est question de finalité et de l'usage envisagé pour le planning en question.

On sent aussi que la détermination du niveau de détail du planning fait appel à la notion de risque pris au sens très large. Et plus le travail à planifier est routinier ou déterminé, moins le planning aura besoin d'être détaillé.

 

Un autre paramètre à prendre en compte est la périodicité du suivi d'avancement.

Il est ainsi recommandé d'avoir dans le planning le moins possible de tâches dont la durée dépasse le double de cette période. On est ainsi assuré que les tâches les plus longues seront, au cours de leur achèvement, passées en revue au moins deux fois, avec à chaque fois un avancement qui devrait a priori être significatif. Si les durées étaient plus longues, les premières ré-estimations de la durée restante risqueraient de ne pas être plus pertinentes que l'estimation initiale compte tenu de son imprécision et du faible ratio des résultats produits. La pratique montrant que la durée restante d'une tâche en cours devient plus facile à apprécier lorsqu'environ la moitié a été réalisée.

 

Le niveau de détail est une donnée importante à fixer dès le départ de la planification car elle conditionne la forme et le contenu du planning résultat ainsi que la prestation du planificateur. Elle a également un impact direct sur les modalités d'utilisation du planning par l'équipe et le chef de projet.