DU PAPIER, UN CRAYON ET UNE GOMME !

 

Aujourd'hui encore "papier, crayon et gomme" demeurent les outils les plus adaptés pour les séances de travail collectif pendant lesquelles le planificateur est au contact direct des membres du projet. Aussi bien pour l'analyse PERT initiale du travail à réaliser que pour les séances suivantes de réduction des délais, de suivi de l'avancement du projet et de mise à jour du planning PERT.

Pour que ces réunions soient efficaces et optimisées en durée, il est fondamental que le planificateur, qui anime et conduit les débats, puisse enregistrer l'intégralité des informations apportées dans le temps imparti avec la contrainte incontournable que ces informations soient lisibles et contrôlables en direct par ses interlocuteurs parce que cela leur sert dans leur travail de définition des tâches et d'élaboration de la logique de déroulement.

Et c'est bien parce que le planning s'élabore sous les yeux des participants et qu'ils peuvent le consulter et l'amender ou le rectifier à chaud que celui-ci sera exhaustif, partagé et intégré comme référence de la prévision du projet.

Et pour cela, il n'y a décidément rien de plus simple et de plus efficace que du papier et un crayon.

Le crayon ne sert évidement pas à sténographier les débats de façon linéaire, mais de façon comparable il exploite un symbolisme (le PERT) pour placer, en moins de temps, beaucoup plus d'informations au m² de papier et sous forme éminemment structurée, lisible par les participants et exploitable directement par les personnels chargés de la construction du support final planning (planificateur, PMO ou PPO, bureau des projets).

 

Dans la pratique, mes outils préférés sont :

  • du papier accordéon (type "listing informatique") ;
    Robuste et résistant aux gommages, facile à plier, facile à déplier, facile à couper, à transporter et à photocopier, il offre une belle hauteur de feuille qui permet de saisir d'un seul tenant (sans interfaces internes) un ensemble important de tâches qui pourront facilement représenter de 2 à 4 sous-réseaux dans le planning définitif mis en forme avec l'outil CAPLAN.
  • un critérium avec des longues mines de graphite grasses (2B) et épaisses (2 mm de diamètre) ;
    Tout d'abord, il est préférable que ce soit un crayon pour disposer de la faculté d'effacer et dieu sait s'il faut effacer souvent quand l'équipe projet réfléchit à sa stratégie de projet.
    Ensuite il faut que ce soit un crayon qu'on n'ait pas besoin de tailler toutes les 5 minutes.
    Les critériums modernes à mines fines (0,5 mm, 0,7 mm voire 1,3 mm) ne font pas l'affaire. Ces mines cassent souvent lorsqu'il faut écrire vite, se consomment rapidement et doivent être changées souvent. De plus, elles produisent un trait fin qui est difficilement lisible de loin. Sans parler des cas, où elles passent à travers le papier lorsque les plannings sont affichés sur un mur.
  • et une gomme de bonne taille.

 

Bloc de papier accordéon : de quoi tracer plusieurs milliers de tâches PERT ...

L'outil de base du planificateur ! Un bon vieux critérium porte-mines.

Une gomme, indispensable pendant le travail d'analyse PERT.

 

 

 

 

PaperboardJe ne pratique pas le paper-board parce qu'il correspond plus à la méthode des potentiels (MPM ou AON pour Activities On Nodes)) qu'au PERT, m'obligerait à une double saisie car difficilement transportable, pas fiable dans le temps et par vent fort, consommateur de grandes étendues de papier.
C'est de plus un outil qui amène plusieurs personnes à travailler simultanément dans un cadre de liberté d'expression et de créativité précis alors que, pendant une analyse PERT, il n'y a le plus souvent qu'une seule personne à la fois à dialoguer avec le planificateur et répondre à ses questions. Bien que je ne l'ai jamais essayé dans le cadre de la planification d'un projet, je crains que le paper-board ne soit trop lent et ne garantisse pas l'exhaustivité et la couverture de l'analyse du travail à réaliser comme peut le faire l'analyse PERT, méticuleuse et systématique dans sa "chasse aux délais".

 

 

Quant aux outils progiciels, qu'ils soient de "gestion de projet"  ou de "mind mapping", ils ne permettent pas de saisir à la volée des plannings dépassant quelques dizaines de tâches, seuil au-delà duquel la navigation dans les données commence à poser problème.
Par exemple, rajouter un lien de précédence (contrainte fin-début toute simple) entre deux tâches séparées par plusieurs hauteurs d'écran devient vite pénible et risqué en termes de probabilité d'erreur. Et je ne compte pas le nombre de boîtes de dialogue qu'il faut ouvrir et fermer à chaque fois qu'il faut supprimer ou déplacer une tâche déjà enregistrée !
En fait, le handicap de ces outils pour ce type d'exercice, c'est qu'on ne peut jamais avoir l'intégralité du planning sous les yeux alors que le papier peut toujours s'étaler sur des tables ou s'afficher au mur !

Le seul cas où j'ai vu un outil réellement efficace en réunion avec une quinzaine de personnes autour de l'animateur, c'était pour des analyses fonctionnelles (discipline de l'Analyse de la Valeur produisant un Cahier des Charges Fonctionnel) : mais le débit d'information à enregistrer pour un arbre fonctionnel est beaucoup plus faible que pour un planning, ce n'est guère comparable.

 

Donc, pour chaque prise d'information au contact de l'équipe du projet, je fonctionne toujours avec un bon vieux support papier en qui j'ai toute confiance !

 

Découvrons maintenant l'outil CAPLAN avec lequel je mets au propre les graphes PERT et qui me sert pour toutes les phases suivantes du processus de planification.

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