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LE DIAGRAMME DATES-DATES POUR UN REPORTING  TRES

EFFICACE

 

Le Diagramme Dates-Dates est l'outil idéal pour communiquer sur le respect des délais, du début à la fin du projet. A tel point que certains l'utilisent d'ailleurs également pour afficher la dérive des jalons de leurs projets.

Il s'agit donc, nous venons de le voir, d'un outil de reporting qui permet de présenter en un seul visuel toute l'évolution de la prévision de dates et ce depuis le lancement du projet.

Il répond immédiatement aux questions principales que tout le monde se pose en réunion d'avancement ou Comité de Pilotage :

  • " Les dates annoncées jusqu'à maintenant sont-elles confirmées ? "
  • " Qu'est-ce qui a changé dans le planning depuis la dernière réunion d'avancement de projet ? "

 

La principale force de cet outil, c'est d'inciter celui qui le produit à afficher et pouvoir justifier en permanence l'état courant de ses prévisions, ce qui l'oblige inévitablement (pour le salut de son projet !) à :

  • avoir identifié et défini des points de visibilité pertinents, intermédiaires et finals,
  • disposer d'un planning détaillé et régulièrement mis à jour pour connaître précisément son avancement réel et son reste à faire,
  • replanifier régulièrement pour être en mesure de confirmer chacun des engagements de délai pris précédemment.

 

Dans tout type de relation client-fournisseur, cet outil crée les conditions du dialogue et permet au client de :

  • discuter avec son prestataire du contenu des points de visibilité qui lui sont proposés et de prévenir l'effet tunnel,
  • avoir de la visibilité sur la progression courante des travaux et du respect des prévisions initiales de délais,
  • apprécier comment son prestataire peut garantir le respect de ses engagements à venir et le questionner sur son dispositif de maîtrise des délais en fonction du Diagramme Dates-Dates joint au reporting ou au tableau de bord du projet.

 

L'examen attentif du Diagramme Dates-Dates doit permettre de relever les anomalies du projet relatives au respect des délais et d'amener des questions comme celles-ci :

  • pourquoi la courbe prévisionnelle de tel jalon est-elle si rectiligne ? Est-il réellement replanifié ?
  • pourquoi ce jalon JB qui vient en principe après ce jalon JA ne dérive-t-il pas en même temps que lui ?
  • voici un jalon dont la trajectoire est quasiment parallèle à la diagonale depuis quelque temps : sa date de fin recule donc à la même vitesse que le temps qui passe. Que fait-on pour stopper la dérive ?

 

Concernant la représentation de l'avancement du projet, le Diagramme Dates-Dates met en évidence les éventuels cas d'avancement résultant nul ou négatif sur la période écoulée.
Si le segment de droite qui relie deux points représentant la prévision de date d'un même jalon a une pente :

  • inférieure à 45°, l'avancement est positif (le jalon se rapproche),
  • égale à 45° (parallélisme avec la diagonale), l'avancement est nul (la distance au jalon est stable),
  • supérieure à 45°, l'avancement est négatif (le jalon s'éloigne car le délai du reste à faire s'allonge).

 

Le Diagramme Dates-Dates est un excellent outil d'alerte des dérives naissantes, résolument tourné vers l'avenir. A exiger des co-contractants et des projets contributeurs et à faire figurer dans tout reporting d'avancement qui se respecte !

Dans un projet très vaste où des lots de travaux sont donnés en responsabilité et planifiés séparément, le Diagramme Dates-Dates de chaque lot permet d'assurer que les plannings détaillés locaux demeurent cohérents entre eux et avec le planning global. Il suffit en effet de définir comme points de visibilité les points d'adhérence qu'ont ces différents plannings entre eux et avec le planning global pour savoir instantanément si des actions correctives sont nécessaires sur un lot particulier. 
Idem pour le pilotage d'un projet avec plusieurs sous-projets, le pilote du projet global peut assurer une bonne partie de son suivi d'avancement de projet avec le Diagramme Dates-Dates de chaque sous projet dont il aura pris soin de spécifier précisément chacun des points de visibilité mis en évidence.

 

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