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LE DIAGRAMME DATES-DATES (DDD)

 

Il est souvent cité, beaucoup en ont entendu parler, mais peu s'en servent réellement.

Pourtant son efficacité est redoutable.  C'est un maître outil du management de projet, comme peuvent l'être par ailleurs les indispensables et fameuses Courbes en S de la Gestion de la Valeur Acquise (Earned Value Management ou EVM).

Voici le Diagramme Dates-Dates, nommé aussi Courbe Temps-Temps ou encore Courbe à 45°. Dans le monde anglo-saxon, on parle du Milestone Slip Chart, du Milestone Trend Chart ou encore du Milestone Tracking Chart.

 

Principe du Diagramme Dates-Dates

L'idée géniale qui a prévalu lors de la conception de cet outil déjà ancien, c'est de représenter graphiquement l'évolution, au cours du temps, des dates prévisionnelles des différents jalons ou points de visibilité d'un même projet. Avec ce type de diagramme, on voit ainsi d'un seul coup d'oeil à quelles dates il est - ou était - prévu de franchir chacun des jalons mis en évidence et surtout si ces dates prévisionnelles, telles qu'annoncées depuis le lancement du projet pour la prévision de référence initiale, sont - ou ont été - stables ou pas.

Ce graphique réussit ainsi à caractériser les résultats du processus de planification dans sa fonction de "production continue de la prévision de référence" et garde la mémoire des annonces faites en matière de dates prévues concernant un projet. C'est donc un puissant outil de détection des dérives et de reporting de projet et il qualifie efficacement les processus de planification et de conduite de projet.

 

On fabrique un graphique dont les deux axes sont des échelles de temps. Un des axes sert à repérer les valeurs des dates annoncées des différents jalons prévus du projet. L'autre axe sert lui à repérer les dates auxquelles les prévisions sont progressivement mises à jour.

Il est possible de construire le graphique de deux façons selon que c'est l'axe horizontal ou l'axe vertical qui représente le calendrier des mises à jour du prévisionnel. Dans la suite, la convention suivante est adoptée :

  • l'axe des X (horizontal) représente le calendrier des mises à jour du planning prévisionnel,
  • l'axe des Y (vertical) représente le calendrier du projet ou échéancier des jalons. C'est sur cet axe que sont positionnées les dates prévues des différents jalons du projet telles que calculées lors de chaque mise à jour du planning.

Diagramme Dates-Dates, Courbe Temps Temps, Milestone Trend Chart : 2 axes avec échelle de temps et diagonale

Chaque point porté sur le graphique représente la date prévue de réalisation d'un jalon (Y) telle qu'elle était estimée à un moment donné du projet (X).

On trace ensuite des lignes pour relier entre elles les différentes estimations de chaque jalon, de façon à mettre le cas échéant en évidence des fluctuations ou des comportements anormaux susceptibles d'alerter les organes de contrôle du projet.

Le Diagramme Dates-Dates représente ainsi la trace de l'échéancier du projet tel qu'il évolue au cours du temps.

 

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La diagonale du Diagramme Dates-Dates :

La diagonale d'un tel graphique a toute une signification. Par sa définition mathématique (Y=X), elle correspond à des évènements dont la date prévisionnelle de réalisation ou d'achèvement (Y) et celle du jour où on en fait la prévision (X) sont identiques. La diagonale accueille donc les jalons au jour de leur franchissement, lequel est souvent le jour où ils sont annoncés terminés.

On peut aussi la voir comme la matérialisation du présent au cours du temps, chacun de ses points ayant à un moment précis signifié "maintenant".

Il y a donc, dans ce graphique, un côté de la diagonale qui ne sert pas. En effet, et avec notre convention préalable sur la répartition des axes, sous la diagonale ne pourraient figurer que des jalons dont on afficherait une date de réalisation prévisionnelle antérieure à la date d'annonce. Cela n'est autre que la définition du passé. Donc, pour schématiser, au dessus de la diagonale se trouve l'espace des jalons à venir (futur), au dessous l'espace des jalons terminés (le passé), les deux étant séparés par le présent matérialisé par cette diagonale.

Diagramme Dates-Dates, Courbe Temps Temps, Milestone Trend Chart - La diagonale sépare les jalons à venir des jalons terminés

Par souci de lisibilité, dès qu'un jalon est réputé "terminé" ou "franchi", on cesse de le faire figurer dans les mises à jour ultérieures. Le dernier point (au sens de plus récent) qui le représente se trouve donc sur la diagonale.

La diagonale est a priori représentée avec une pente à 45°, ce qui suppose que les deux échelles de temps horizontale et verticale soient identiques. Mais les écrans de nos ordinateurs et le papier sur lequel nous imprimons étant de format rectangulaire, il est possible d'utiliser deux échelles de temps adaptées aux dimensions du support et d'obtenir une diagonale proche de la diagonale de ce dernier. En format paysage, l'axe des X est plus long que l'axe des Y, ce qui sied bien à la situation la plus fréquente où le nombre de mises à jour du projet à représenter est supérieur au nombre de jalons à suivre (ce qui illustre aussi que les occasions de mettre à jour un planning sont hélas plus nombreuses que les occasions de franchir un jalon).

 

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L'utilisation du Diagramme Dates-Dates au cours du projet :

Prenons un exemple très simple. Soit un projet avec deux jalons J1 et J2, tels que, si tout va bien,  J1 précède J2.

Au lancement du projet (instant T0), les dates prévues des deux jalons sont D10 et D20 (premier indice pour le numéro du jalon, second indice pour le numéro de la mise à jour du planning).

Le DDD à l'instant T0 a l'allure suivante :

Diagramme Dates-Dates, Courbe Temps Temps, Milestone Trend Chart : configuration au lancement du projet (T0) avec les prévisions initiales des deux jalons du projet.

Commentaire :

  • le jalon J1 précède le jalon J2, il est situé plus bas sur l'axe vertical. Plus les jalons sont haut placés sur le graphique, plus ils sont lointains dans le temps.

Supposons que le planning soit mis à jour une première fois à la date T1. A cette date T1, le planning indique D11 comme date prévue de réalisation du jalon J1 et la date D21 pour le jalon J2. Ces nouvelles informations sont portées sur le DDD qui prend donc à l'instant T1 l'allure suivante :

Diagramme Dates-Dates, Courbe Temps Temps, Milestone Trend Chart : configuration avec la première mise à jour du planning.

Même scénario à la mise à jour suivante (instant T2) : les nouvelles dates prévues pour nos deux jalons sont maintenant D12 et D22.

Diagramme Dates-Dates, Courbe Temps Temps, Milestone Trend Chart, après la seconde mise à jour du planning.

Et ainsi de suite, aussi longtemps que le dernier jalon de la liste n'est pas franchi.

Le Diagramme Dates-Dates de ce projet terminé pourrait avoir la configuration suivante :

Diagramme Dates-Dates, Courbe Temps Temps, Milestone Trend Chart - reporting final, projet terminé avec deux jalons franchis

Commentaire :

  • le jalon J1 a été atteint entre les deux mises à jour du planning faites à T3 et T4 : sa représentation est figée sur la diagonale. Inutile de continuer à le représenter lors des reportings suivants.
  • les points successifs représentant l'évolution de la prévision de chaque jalon ont été reliés par une ligne.


Au moment de l'élaboration du Diagramme Dates-Dates, se pose la question de la sélection des jalons à mettre en évidence. En principe, il conviendrait que ce soit le destinataire du reporting pour lequel le Diagramme Dates-Dates est produit qui définisse lui-même, avec sa perception des risques du projet, le contenu précis des jalons ou points de décision qu'il souhaite voir mis en évidence.

Une des grandes forces de ce diagramme est de garder au grand jour tout l'historique des prévisions, ce qui peut également s'avérer très utile au moment du bilan.

 

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LE DIAGRAMME DATES-DATES POUR UN REPORTING  TRES

EFFICACE

 

Le Diagramme Dates-Dates est l'outil idéal pour communiquer sur le respect des délais, du début à la fin du projet. A tel point que certains l'utilisent d'ailleurs également pour afficher la dérive des jalons de leurs projets.

Il s'agit donc, nous venons de le voir, d'un outil de reporting qui permet de présenter en un seul visuel toute l'évolution de la prévision de dates et ce depuis le lancement du projet.

Il répond immédiatement aux questions principales que tout le monde se pose en réunion d'avancement ou Comité de Pilotage :

  • " Les dates annoncées jusqu'à maintenant sont-elles confirmées ? "
  • " Qu'est-ce qui a changé dans le planning depuis la dernière réunion d'avancement de projet ? "

 

La principale force de cet outil, c'est d'inciter celui qui le produit à afficher et pouvoir justifier en permanence l'état courant de ses prévisions, ce qui l'oblige inévitablement (pour le salut de son projet !) à :

  • avoir identifié et défini des points de visibilité pertinents, intermédiaires et finals,
  • disposer d'un planning détaillé et régulièrement mis à jour pour connaître précisément son avancement réel et son reste à faire,
  • replanifier régulièrement pour être en mesure de confirmer chacun des engagements de délai pris précédemment.

 

Dans tout type de relation client-fournisseur, cet outil crée les conditions du dialogue et permet au client de :

  • discuter avec son prestataire du contenu des points de visibilité qui lui sont proposés et de prévenir l'effet tunnel,
  • avoir de la visibilité sur la progression courante des travaux et du respect des prévisions initiales de délais,
  • apprécier comment son prestataire peut garantir le respect de ses engagements à venir et le questionner sur son dispositif de maîtrise des délais en fonction du Diagramme Dates-Dates joint au reporting ou au tableau de bord du projet.

 

L'examen attentif du Diagramme Dates-Dates doit permettre de relever les anomalies du projet relatives au respect des délais et d'amener des questions comme celles-ci :

  • pourquoi la courbe prévisionnelle de tel jalon est-elle si rectiligne ? Est-il réellement replanifié ?
  • pourquoi ce jalon JB qui vient en principe après ce jalon JA ne dérive-t-il pas en même temps que lui ?
  • voici un jalon dont la trajectoire est quasiment parallèle à la diagonale depuis quelque temps : sa date de fin recule donc à la même vitesse que le temps qui passe. Que fait-on pour stopper la dérive ?

 

Concernant la représentation de l'avancement du projet, le Diagramme Dates-Dates met en évidence les éventuels cas d'avancement résultant nul ou négatif sur la période écoulée.
Si le segment de droite qui relie deux points représentant la prévision de date d'un même jalon a une pente :

  • inférieure à 45°, l'avancement est positif (le jalon se rapproche),
  • égale à 45° (parallélisme avec la diagonale), l'avancement est nul (la distance au jalon est stable),
  • supérieure à 45°, l'avancement est négatif (le jalon s'éloigne car le délai du reste à faire s'allonge).

 

Le Diagramme Dates-Dates est un excellent outil d'alerte des dérives naissantes, résolument tourné vers l'avenir. A exiger des co-contractants et des projets contributeurs et à faire figurer dans tout reporting d'avancement qui se respecte !

Dans un projet très vaste où des lots de travaux sont donnés en responsabilité et planifiés séparément, le Diagramme Dates-Dates de chaque lot permet d'assurer que les plannings détaillés locaux demeurent cohérents entre eux et avec le planning global. Il suffit en effet de définir comme points de visibilité les points d'adhérence qu'ont ces différents plannings entre eux et avec le planning global pour savoir instantanément si des actions correctives sont nécessaires sur un lot particulier. 
Idem pour le pilotage d'un projet avec plusieurs sous-projets, le pilote du projet global peut assurer une bonne partie de son suivi d'avancement de projet avec le Diagramme Dates-Dates de chaque sous projet dont il aura pris soin de spécifier précisément chacun des points de visibilité mis en évidence.

 

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LE DIAGRAMME DATES-DATES (MILESTONE SLIP CHART)

Tout l'historique des dates prévues des jalons du projet sur un seul graphique !

 

Diagramme Dates-Dates - Courbe Temps Temps - Milestone Slip Chart - Milestone Trend Chart - Courbe à 45°  (free download EXCEL)

Voici un utilitaire tout simple pour fabriquer des diagrammes dates-dates faciles à insérer dans le reporting de votre projet.

Il propose deux écrans : un pour la saisie des jalons et de leurs dates prévisionnelles, l'autre (ci-dessus) pour la représentation graphique du Diagramme Dates-Dates. Cette image n'est heureusement pas celle d'un projet réel mais sert à montrer comment l'évolution des dates prévues des jalons est représentée dans différentes situations tout à fait extrêmes.

Il s'agit d'un classeur de type EXCEL doté d'une macro réalisant le graphique à partir du tableau de données. Une documentation complète et intégrée décrit les modalités d'usage (cf. onglet A lire, qu'il vous est vivement recommandé de lire avant la saisie de vos données). Un manuel utilisateur indépendant (format ¨DF) est en cours de rédaction et sera prochainement publié.

L'utilitaire intègre dorénavant deux IHM traduites respectivement en français et en anglais, il est conçu pour fonctionner également dans d'autres langues (les bonnes volontés maîtrisant l'espagnol, le polonais, le portugais ou l'italien sont les bienvenues pour m'aider à compléter le dictionnaire et la documentation)

Il faut donc disposer de Microsoft EXCEL pour l'utiliser. Une version LibreOffice est en cours de préparation et sera mise en ligne dès que disponible.

 

Avertissement : en procédant au téléchargement de l'utilitaire DDD, vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepter les conditions d'utilisation.

 

Téléchargement du Diagramme Dates-Dates (Download Milestone Slip Chart) :

Les utilisateurs d'EXCEL 2007 et ceux d'EXCEL 2010 pourront préférer enregistrer leurs fichiers de DDD au format  " .xlsm " (classeur EXCEL prenant en charge les macros).

Utilisateurs de versions d'OFFICE en 64bits, il est possible que le DDD ne fonctionne pas correctement.

 

Amélioration permanente : toutes les suggestions d'amélioration seront prises en considération : postez les ici, je vous remercie pour votre contribution.

 

Problèmes connus :

  • certains utilisateurs peuvent constater un comportement anormal de l'utilitaire (l'ouverture du fichier EXCEL avec lancement des macros échoue et il est alors impossible de l'utiliser car il reste figé avec sa protection automatique, ce qui interdit d'y entrer la moindre donnée et d'afficher le moindre graphique).
    En effet certaines versions d'EXCEL semblent échouer à exécuter une macro dans un classeur protégé par mot de passe, ce qui est le cas du DDD.  
    Il est également possible qu'un logiciel antivirus très efficace puisse empêcher l'exécution des macros dans un classeur protégé par mot de passe.
    Pour tenter de contourner cette difficulté, une version du Diagramme Dates Dates est proposée sans la protection automatique destinée à prévenir les altérations non désirées de la structure du classeur. Au plan fonctionnel, le graphique est produit par exactement le même logiciel que pour la version avec protection du classeur.
  • le fichier proposé au téléchargement est du type classeur EXCEL contenant des macros avec les extensions habituelles (.xls pour EXCEL 2003). En conséquence, si le résultat de votre téléchargement consiste en une étrange archive compressée (.zip) de fichiers au format XML, c'est soit que votre navigateur (OPERA par exemple) a pris l'initiative de comprimer le fichier avant son transfert du site vers votre PC soit que les respectables et redoutables protections mises en place dans votre compagnie dans le cadre de la lutte contre les logiciels malveillants ont été trop efficaces.
    Si besoin, contactez-moi pour obtenir par mail la version de votre choix.

 

 


 

LE DIAGRAMME DATES-DATES (MILESTONE SLIP CHART)

L'astuce pour faciliter la collecte des informations des dates des jalons du projet

 

Renseigner le Diagramme Dates-Dates (DDD) pour l'insérer dans chaque compte rendu d'avancement de projet peut devenir fastidieux, tant la masse d'informations à rassembler est importante et dispersée. L'idéal serait bien évidemment de ne pas avoir à recopier les données de dates des différents jalons mais cela ne sera disponible que dans une des prochaines versions.

Pour vous faciliter la tâche, suivez ce conseil :

  • dans votre logiciel de gestion de projet, tout en bas à la suite des données du projet, insérez une tâche récapitulative intitulée "Diagramme Dates-Dates" ;
  • dans cette tâche récapitulative tout à fait fictive, rajoutez autant de jalons qu'il y a de points de visibilité affichés dans le DDD ;
  • identifiez ces jalons avec un libellé spécifique pour qu'ils ne soient pas confondus avec les autres (par exemple, préfixe "DDD - " suivi du libellé du point de visibilité du DDD) ;
  • pour chaque jalon ainsi ajouté, créez les relations d'antécédence avec les tâches et jalons du projet (prédécesseurs directs) pour que les dates de ce jalon/point de visibilité soient automatiquement calculées avec les autres dates des éléments du projet ;
  • triez ces jalons/points de visibilité dans l'ordre de présentation des points de visibilité correspondants du DDD,
  • à chaque mise à jour du DDD, copiez les dates ainsi calculées des points de visibilité dans la feuille de saisie du DDD.

Vous aurez ainsi toutes les dates nécessaires au Diagramme Dates-Dates rassemblées en un même endroit du planning et facilement exportables.

 

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il y a donc dans le graphique, un côté de la diagonale qui ne sert pas