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CAPLAN, logiciel de dessin et de calcul des plannings PERT

 

Je présente ici le logiciel CAPLAN que j'utilise au quotidien depuis de nombreuses années pour produire les plannings PERT que je livre à mes clients.

Je m'en sers dès que l'analyse PERT est terminée et a permis de construire le réseau des tâches et de collecter toutes les informations nécessaires aux calculs des dates et marges du planning. A partir des brouillons d'analyse, il permet de mettre le planning au propre lors de sa création initiale puis jusqu'à la fin du projet chaque fois que ce planning est retravaillé avec l'équipe du projet.

Il couvre tous mes besoins étant donné que la mise en oeuvre du processus de planification a pour effet de limiter fortement le recours aux calculs de charge et qu'on ne me demande que très rarement de prendre en compte les coûts (PERT Cost, costing). De toutes façons, pour ces situations précises, CAPLAN est interfacé avec les logiciels de gestion de projet du marché avec lesquels la gestion des coûts et des ressources est possible sur la base des données des tâches que gère CAPLAN.

 

Cahier des charges de CAPLAN

CAPLAN sert à tracer et calculer des plannings PERT. Il donne la totale maîtrise du graphique car il privilégie l'aspect dessin par rapport à l'aspect calcul des dates et marges.

Il propose une représentation PERT strictement identique à celle des brouillons d'analyse que le pertificateur construit en réunion d'analyse PERT avec l'équipe projet. Il a ainsi permis d'automatiser le travail qui consistait "jadis" à mettre au propre les plannings à la table à dessin (papier calque et encre de chine) avant de saisir les tâches et leurs relations pour les calculs de dates puis de les renseigner à la main avec les résultats des calculs de dates et marges pour ensuite les restituer au client.

Il outille le planificateur de sorte que ni le chef de projet ni les contributeurs du projet n'ont à l'utiliser. Il est strictement conçu pour les acteurs d'un PMO chargés de fabriquer et tenir à jour les plannings d'une entité et pour les consultants offrant des prestations de planification.

Les plannings volumineux sont représentés sur des feuilles séparées (appelées sous-réseaux) suivant un découpage décidé par le planificateur en fonction de la structure et de certaines caractéristiques du projet.

CAPLAN permet à plusieurs personnes de travailler simultanément à la saisie des gros volumes de données pour minimiser le délai de production des plannings et répartir la charge de travail.

Il produit les graphes PERT tels qu'ils sont utilisés lors des séances de réduction des délais, d'enregistrement du suivi d'avancement et de mise à jour ainsi que les documents remis au chef de projet en fin de prestation. Les tâches composant les graphes sont automatiquement renseignées avec les informations calculées de dates de début et fin de réalisation et de la marge totale. Les chemins critiques sont mis en évidence ainsi que les tâches terminées et les en-cours.

Les graphes sont imprimables en couleur soit sur traceur à rouleau soit sur imprimantes A3 ou A4 en mode multi-page. Il est aisé de les diffuser par messagerie électronique et de les partager sur un intranet.

Les données graphiques saisies avec CAPLAN sont exportables vers les outils standard comme Microsoft Project ou Open Workbench via une interface XML.


 

 

CAPLAN : description fonctionnelle

 

CAPLAN a été développé pour que le planificateur soit en mesure de délivrer à ses clients des plannings sous une forme proche de celle de l’analyse PERT menée en séance de planification et avec lesquels il soit agréable et efficace de travailler. L’objectif est ici de favoriser l’appropriation du document en restituant au Chef de Projet et à son équipe un support visuel de la logique de déroulement du projet aussi semblable que possible à celui auquel ils ont contribué lors de l’analyse initiale.

Dès sa conception, CAPLAN est défini pour traiter très rapidement de nombreux plannings d'une grande variété de tailles (de 100 à plus de 10.000 tâches) et pour outiller - voire industrialiser - le processus de planification.

Contrairement à la plupart des autres outils du domaine, CAPLAN impose en préalable la structuration complète du graphe PERT représentant visuellement la logique de déroulement du projet avant la restitution des résultats de calcul des dates.

 

CAPLAN : structure du produit

CAPLAN intègre :

  • un module de saisie et d’aide au contrôle de cohérence des données,
  • un module de tracé de plannings sur imprimante grand format à rouleau (A0-A2) ou A3 feuille à feuille,
  • un module de calcul PERT (dates et marges) et d’édition des résultats (dictionnaire des tâches, listes par responsable, rapports divers de lancement et de contrôle),
  • un module d'import et d'export des données vers les logiciels du domaine (interface XML).

 

CAPLAN : avantages et points forts

CAPLAN présente les avantages suivants :

  • strict respect des règles du PERT, esthétique et lisibilité indéniables, traite les cas les plus complexes d'enchaînement logique des tâches ;
  • saisie des données directement à partir des résultats de l’analyse PERT réalisée avec l’équipe du projet ;
    (un module permet la saisie par dictée (lecture directe à haute voix des graphes PERT issus de l’analyse) au moyen d’un progiciel de reconnaissance vocale),
  • possibilité d’organiser le graphique à sa convenance et de structurer le réseau des tâches par lots, par phases, par métiers, etc. sur des feuilles séparées (sous-réseaux) ;
  • excellente lisibilité de la stratégie du projet (logique de déroulement) par la mise en évidence des relations d’ordonnancement entre les tâches (relations d’antécédence ou conditions logiques de réalisation) et tous types de regroupements visuels de tâches ;
  • facilité de mise à jour des plannings directement en séance avec l’équipe projet :
    Lors des séances régulières d’enregistrement de l’avancement et de replanification, l’utilisation d’un outil informatique comme support à la réunion est un obstacle fort à la qualité de la réunion et peut s’avérer fastidieuse pour les participants voire impossible si les modifications à apporter au planning sont importantes. Travailler sur papier sous le contrôle direct des membres de l’équipe projet est alors un avantage et rend la réunion plus efficace et plus vivante sans risque de dérive ou de temps morts. La replanification et la mise à jour du reste à faire peut ainsi rester la préoccupation première de l’équipe de projet pendant la réunion.
    La mise à jour des données, leur vérification indispensable et l’édition du planning à jour peuvent ensuite se faire au calme sans que toute l’équipe du projet y soit associée. C'est le travail du planificateur et de son équipe.
  • représentation de l’avancement technique par la mise en évidence des tâches terminées et du reste à faire (durées des encours) ;
  • renseignement des tâches avec les résultats du calcul PERT (dates de début et de fin, marge totale), ce qui permet une représentation indépendante de l’échelle de temps ou de la durée calendaire du projet (du type diagramme de GANTT) ;
  • gestion des pages (sous-réseaux) pour les plannings importants et des interfaces entre sous-réseaux, le planning pouvant être imprimé et distribué sur plusieurs pages sans altération de la lisibilité.
    Ce point peut paraître anodin mais il est fondamental : en effet, avec les progiciels leaders du marché actuels, l’impression d’un planning devient délicate et sa lecture sur papier quasiment impossible dès qu’il contient quelques dizaines de tâches, du fait que chaque tâche correspond à une ligne distincte dans la page. CAPLAN permet de réaliser des plannings de plus de 10.000 (dix mille) tâches qu’il est alors possible d’imprimer dans un format totalement maîtrisé, lisible et affichable (A0 à A2 (traceur) ou A3 (imprimante) en fonction de l’organisation des graphes PERT).
  • affichage d’un cartouche normalisé sur chaque page pour une meilleure gestion de la liasse de planches ;
  • pour l’utilisateur, gestion aisée de très gros volumes de données, contrôle de la saisie et vérification des calculs ont été particulièrement soignés ;
  • interface XML avec les standards du marché (Microsoft PROJECT, Open Workbench, PRIMAVERA, etc.) pour les tracés GANTT et les calculs intégrant des ressources.

 

A l’issue d’une prestation standard de planification, le client se voit remettre les graphes PERT, des listes de tâches et le fichier XML qu’il peut alors utiliser avec le progiciel de son choix.


 

CAPLAN, les caractéristiques techniques

 

CAPLAN : des choix structurants dès l'origine

Contrairement à la plupart des outils concurrents du domaine, CAPLAN est un logiciel essentiellement batch : cela est le résultat d'un choix privilégiant l'ergonomie du poste de travail dans la perspective exclusive du traitement express de très gros volumes de données, sans les contraintes des contrôles de cohérence systématiques, intempestifs et chronophages.


Pour schématiser à l'extrême, CAPLAN facilite la saisie d'un seul jet des petits et gros plannings tout en réduisant les contrôles au minimum vital de la syntaxe incontournable, puis contrôle la complétude et la cohérence d'ensemble des données avant de procéder aux traitements de tracé et de calcul des dates. C'est cette séparation réfléchie des types de traitement qui libère l'utilisateur au profit de la productivité.
Car, dans une cellule de planification, même de taille modeste, il faut bien avoir conscience que celui qui saisit et construit le planning dans CAPLAN n'est généralement pas celui qui a procédé aux interviews de l'analyse PERT au contact de l'équipe projet. Il importe donc que la transmission de l'information soit sans faille à chaque jalon du processus pour que l'équipe projet retrouve exactement le contenu des débats de l'analyse initiale au moment des restitutions ultérieures du planning (réduction des délais, mise à jour, etc.).

 

CAPLAN : une organisation en classeurs EXCEL

CAPLAN se présente sous la forme d'un classeur EXCEL contenant une macro écrite en VBA (Visual Basic for Applications). Il n'existe qu'en version WINDOWS.

Les données de chaque planning de projet sont enregistrées dans un classeur EXCEL spécifique du projet. Toutes les données sont en clair, directement accessibles et éditables pour un utilisateur averti, ce qui donne des possibilités de modifications de masse impensables avec un module de saisie standard car les puissantes fonctions d'édition d'EXCEL sont exploitables.

On y trouve :

  • les paramètres du graphe et de chaque sous-réseau,
  • les données brutes des tâches, des fictives et des interfaces entre les sous-réseaux,
  • les données des calendriers spécifiques du projet (périodes oeuvrées vs périodes chômées),
  • les résultats des calculs de dates et de marges de chaque arc du graphe,
  • les données échangées via l'interface XML avec un progiciel.

Les fichiers graphiques produits sont actuellement au format HPGL/2 et seront prochainement proposés au format SVG pour un partage plus aisé.

 

CAPLAN : des limitations somme toute très généreuses

Les limitations principales sont les suivantes :

  • nombre maxi de sous-réseaux pour un même projet : 200
  • nombre maxi d'arcs dans un même sous-réseau : 300
  • nombre maxi d'interfaces entre les différents sous-réseaux : 3.000

Plusieurs plannings de plus de 10.000 tâches réelles (hors les tâches fictives) ont déjà été produits avec CAPLAN (systèmes d'armes, matériel ferroviaire).

 

 

Une fiche de présentation de CAPLAN est disponible au téléchargement.

 


 

 

CAPLAN, exemples de dessins de plannings PERT

 

Les clichés présentés ici représentent les deux sous-réseaux d'un planning PERT de taille très modeste (87 tâches).

Pour rappel, à l'échelle 1, le cartouche en bas à droite de chaque feuille est au format A4. Les marques de pliage disposées tout autour du cadre donnent une idée des dimensions réelles du graphe (environ 170 x 60 cm).

Généralement de tels plannings sont imprimés à l'échelle 1/2 car il faut pouvoir les afficher facilement dans un bureau ou une salle de réunion et surtout ils doivent pouvoir être tenus ouverts à deux mains comme on lit le journal.

Il suffit de cliquer sur chaque image pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre et la zoomer à volonté avec le navigateur (touche CTRL enfoncée, faire rouler la molette de la souris).

 

Planning PERT du projet USB, sous-réseau A

 

Second sous-réseau PERT du planning USB

 

 

De tels plannings sont assurément conçus pour être imprimés et affichés mais, au sein d'une équipe projet ou dans un Bureau des Projets (PMO), ils peuvent être aisément partagés sur un réseau et visionnés sur écran.

 

Ce planning, tiré d'un cas réel, est mis à votre disposition. Vous pouvez le télécharger pour le visualiser ou l'imprimer. Cliquer ici pour accéder aux instructions correspondantes.